Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

• Responsable : Skål Club de Cádiz.
• Nom commercial : Skål Internacional Cádiz.
• Numéro d’identification fiscale espagnol (NIF/CIF) : G11237823.
• Adresse : Calle San Francisco 9, 11004 Cádiz, Espagne.
• Contact pour la confidentialité et l’exercice des droits : info@skalcongresscadiz2027.com.

Cette politique s’applique au traitement des données sur la plateforme du Congrès mondial Skål International Cadix 2027, conformément au règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi organique espagnole 3/2018 relative à la protection des données personnelles et à la garantie des droits numériques (LOPDGDD).

2. Données traitées et provenance

Nous recueillons directement auprès de la personne remplissant le formulaire ses prénom et nom, adresse électronique, numéro de téléphone avec indicatif international, pays, club Skål, nombre de préinscriptions et préférences facultatives d’information. Nous enregistrons également la langue, les références et l’état de la commande et du paiement, le montant, les avantages liés à l’acompte ainsi que la date et la version des textes acceptés ou lus. Stripe communique les informations nécessaires à la vérification du paiement ; la plateforme ne conserve ni le numéro complet de la carte ni son code de sécurité.

La navigation et l’utilisation du service peuvent générer des journaux techniques, tels que l’adresse IP, les requêtes, la date et les informations du navigateur, nécessaires à la sécurité et au diagnostic. Les cookies sont expliqués dans leur politique spécifique.

Aucun passeport, donnée de santé ou autre catégorie particulière de données n’est demandé lors de la préinscription. Si vous sollicitez ultérieurement une assistance documentaire pour un visa, vous recevrez des informations spécifiques avant la collecte de données supplémentaires. Évitez d’inclure des informations sensibles dans les champs libres ou les courriels de demande de renseignements.

3. Finalités et bases juridiques

• Préinscription et assistance : gérer les demandes, commandes, encaissements, confirmations, crédit pour la réservation définitive, priorité d’accès et demandes liées au service. Base juridique : mesures précontractuelles demandées et exécution du contrat (article 6, paragraphe 1, point b, du RGPD).
• Assistance documentaire pour les visas : fournir l’aide demandée concernant la participation, sur la même base contractuelle, avec des informations complémentaires lorsque cela est nécessaire. L’obtention du visa n’est pas garantie.
• Obligations légales : facturation, comptabilité et réponse aux demandes officielles et à l’exercice des droits. Base juridique : respect d’obligations légales (article 6, paragraphe 1, point c).
• Sécurité et réclamations : détecter les abus, examiner les incidents et constater, exercer ou défendre des droits. Base juridique : intérêt légitime à protéger le service et les droits de l’organisation (article 6, paragraphe 1, point f), dans le respect de la nécessité, de la proportionnalité et des droits de la personne concernée.
• Informations promotionnelles sur le congrès : uniquement avec une autorisation facultative et distincte (article 6, paragraphe 1, point a, et LSSI-CE), selon le périmètre choisi : congrès ; précongrès et congrès ; congrès et postcongrès ; ou les trois phases. Vous pouvez retirer votre consentement sans affecter votre préinscription.

Les données obligatoires du formulaire, notamment le téléphone et l’adresse électronique, sont nécessaires au traitement de la demande. Sans elles, la procédure ne peut pas être menée à bien. Reconnaître avoir lu cette politique ne revient pas à consentir à tous les traitements : la gestion contractuelle et les obligations légales ont leurs propres bases juridiques. Les messages nécessaires concernant la commande sont envoyés même si vous n’autorisez pas les informations promotionnelles.

4. Destinataires et transferts internationaux

Le personnel autorisé et les prestataires nécessaires à l’hébergement de la plateforme, au courrier électronique, aux communications, à l’assistance et à la facturation peuvent accéder aux données, dans le respect des obligations applicables en matière de protection des données. Listmonk est l’application utilisée pour gérer les communications et ne désigne pas à elle seule une entreprise destinataire. Contasimple peut intervenir comme prestataire de facturation lorsqu’il est utilisé pour émettre et gérer des factures.

Stripe traite les données nécessaires au paiement et à la prévention de la fraude, selon les rôles et responsabilités décrits à l’adresse https://stripe.com/es/privacy. Il peut agir en qualité de sous-traitant ou de responsable indépendant selon le traitement. Sa politique décrit les entités et les transferts de son groupe, y compris les transferts hors de l’Espace économique européen et leurs garanties.

Lorsqu’un prestataire traite des données hors de l’Espace économique européen, le transfert international ne sera réalisé que sur une base valable conformément au chapitre V du RGPD, telle qu’une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types ou une autre garantie légalement reconnue, avec des mesures complémentaires lorsque cela est nécessaire. Vous pouvez demander des informations sur les transferts applicables et une copie de leurs garanties en écrivant au contact chargé de la confidentialité.

Des données seront également communiquées aux autorités lorsqu’une obligation légale l’impose. L’aide aux visas n’autorise pas à elle seule l’envoi de documents à des consulats ou à d’autres tiers ; toute communication supplémentaire fera l’objet d’une information préalable et devra reposer sur une base juridique. Les données personnelles ne sont pas vendues.

5. Conservation

Les données sont utilisées aussi longtemps que nécessaire pour traiter la demande et exécuter le contrat. Elles sont ensuite supprimées ou bloquées lorsqu’elles doivent être conservées pour répondre à des obligations ou à des responsabilités, conformément à l’article 32 de la LOPDGDD.

• Commandes, paiements et factures : pendant la relation contractuelle et les délais légaux applicables ; en règle générale, quatre ans pour les obligations fiscales et six ans pour les documents comptables lorsque leur conservation commerciale est exigée, calculés conformément à chaque texte. Les interruptions de prescription ou une procédure en cours peuvent prolonger ces délais.
• Demandes de renseignements et commandes inachevées : jusqu’à la résolution de la demande ou à sa clôture, puis uniquement dans la mesure nécessaire à d’éventuelles réclamations pendant leur délai de prescription.
• Communications facultatives : jusqu’au retrait du consentement ou à la fin de la finalité d’information choisie. Les preuves nécessaires du consentement et du désabonnement sont conservées avec un accès restreint pour démontrer le respect des obligations et éviter de nouveaux envois.
• Journaux de sécurité : pendant le temps nécessaire à l’examen des incidents et, le cas échéant, à la prise en charge des responsabilités qui en découlent, avec un accès restreint.
• Documents relatifs aux visas : uniquement pendant l’assistance demandée et le délai nécessaire pour répondre aux responsabilités ; l’information spécifique précisera ce délai avant la collecte.

Ces critères ne signifient pas que toutes les données sont conservées pendant le délai le plus long. Chaque conservation est limitée aux données et à la finalité qui la justifient.

6. Droits et réclamations

Vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, l’opposition et la portabilité dans les cas prévus par le RGPD. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans affecter les traitements licites antérieurs. Vous pouvez vous désabonner des informations facultatives par le mécanisme proposé dans le message ou en écrivant au contact indiqué.

Adressez votre demande à info@skalcongresscadiz2027.com ou à Calle San Francisco 9, 11004 Cádiz, Espagne, en indiquant le droit exercé et les données nécessaires pour retrouver votre demande. Des informations d’identité complémentaires ne seront demandées qu’en cas de doute raisonnable, sans exiger systématiquement une copie intégrale d’une pièce d’identité.

En règle générale, une réponse sera apportée dans un délai d’un mois à compter de la réception. Si la complexité ou le nombre de demandes nécessite une prolongation, les motifs et la durée de celle-ci, qui peut aller jusqu’à deux mois supplémentaires, seront communiqués au cours du premier mois. Vous pouvez déposer une réclamation auprès de l’Agence espagnole de protection des données : https://www.aepd.es, sans devoir épuiser au préalable une procédure de réclamation auprès de l’organisation.

7. Automatisation et sécurité

La plateforme classe l’accès prioritaire selon la date et l’heure du paiement confirmé et effectue des contrôles automatiques de disponibilité et de doublons. Elle ne prend pas de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou affectant les personnes de manière significative et similaire, et n’établit pas de profils publicitaires. Vous pouvez demander l’examen humain d’un incident au contact indiqué ; ces contrôles ne remplacent pas le traitement de vos réclamations.

Des mesures de sécurité adaptées au risque sont appliquées et les accès sont limités selon les fonctions. Ne publiez ni ne partagez votre code de préinscription ou les liens privés de consultation de votre commande.

8. Mises à jour

Les modifications substantielles affectant le traitement seront communiquées avant leur application lorsque cela est requis. Une mise à jour de cette politique n’élargit pas à elle seule les consentements accordés.

Dernière mise à jour : 21 septembre 2026.